La règle des 2 minutes pour arrêter de procrastiner

Une technique simple pour s’assurer que les tâches simples ne deviennent pas de gros problèmes

Où trouver le livre ?

Le livre de David Allen dont s’inspire cet article peut être trouvé facilement dans toutes les bonnes boutiques physiques et en ligne. Je vous conseille la version anglaise, si vous êtes à l’aise. La traduction française est de bon niveau :


Niché au sein des 267 pages du célèbre livre de management de David Allen, “Getting Things Done”, se trouve une technique de productivité très puissante et souvent négligée. Entre les astuces sur la mise en place minutieuse de plages de travail pour les différentes tâches et celle de revue hebdomadaire lors desquelles nous devons “clarifier, mettre à jour et être créatif”, il partage une technique que nous pouvons appliquer immédiatement – la règle des deux minutes :

“Si une action peut être réalisée en moins de deux minutes, elle doit être réalisée au moment où elle est identifiée”

Simple, néanmoins puissante, cette règle est un rempart contre la procrastination et l’accumulation des petites tracasseries du travail et de la vie. En suivant cette ligne de conduite, nous pouvons passer à l’action, en accomplissant des tâches rapidement au lieu de les laisser traîner à tout jamais.

Aussi simple soit-elle, il est utile de comprendre le raisonnement de David Allen qui l’amène à ce concept et pourquoi c’est un outil si efficace dans notre arsenal de productivité :

Si votre prochaine tâche peut être réalisée en deux minutes ou moins, faites là lorsque vous la sélectionnée … Ce principe des deux minutes se justifie par le fait qu’il peut prendre plus de temps de suivre et stocker une tâche que de la traiter directement lorsqu’elle est identifiée la première fois. En d’autres termes, il s’agit du seuil d’efficacité.

Ce sont souvent de petites tâches qui s’accumulent dans nos listes de tâches à faire, cette accumulation nous fait stresser et à la longue nous avons l’impression que traiter cette masse devient insurmontable. D’une manière générale, répondre à un mail, arroser les plantes, ranger son bureau ou nettoyer un miroir sont toutes des tâches que nous pouvons faire un moins de 120 secondes. Mais laissées à l’abandon et prises toutes ensemble, elles s’additionnent et deviennent une liste de corvées que nous reposons continuellement. A la fin, nous passons plus de temps et d’énergie à ruminer que nous ne les avons pas encore faites et nous sentir coupables que ce que nous aurions dépensé en les faisant simplement en premier lieu.

Quelques exemples qui prennent deux minutes ou moins

Cet article vous présente les avantages de réaliser les tâches courtes lorsqu’elles arrivent, précise les moyens de mettre en place cette règle des deux minutes et comment éviter le piège du changement de contexte permanent lorsque vous avez adopté cette nouvelle méthode de travail.


Deux façons d’appliquer la méthode des deux minutes

La règle des deux minutes est à la fois simple et dynamique. Que vous réalisiez une tâche rapide et isolée et ou que vous découpiez un projet important en plusieurs petites étapes, utiliser cette méthode peut vous aider à repousser la paralysie de la procrastination et accomplir plus de choses.

Réaliser des tâches courtes

Au fil de nos journées, tâches après tâches, ce ne sont pas les activités fastidieuses ni les énormes projets qui sont source de stress.

Ce sont le rendez-vous avec le docteur que nous devons planifier ou l’email que nous devons envoyer qui traînent dans notre liste de tâches à faire pendant des jours voir des semaines. Ce qui pourrait être une tâche courte que nous pourrions réaliser immédiatement devient un élément de notre procrastination. Cette petite tâche peut prendre une place conséquente dans notre esprit, nous hanter durant notre petit déjeuner et nous harceler la nuit.

D’un autre côté, vous avez probablement fait l’expérience de ce sentiment : après plusieurs jours ou semaines de report des tâches comme “dépoussiérer l’étagère” ou “répondre à un mail”, vous rassemblez l’énergie nécessaire pour commencer et vous vous retrouver à avoir fini aussi vite que vous aviez commencé. Pourquoi y avait-il toute cette montée en pression et cette crainte pour une tâche qui ne prenait pas de temps ?

Malheureusement, plus vous repousser quelque chose, plus vous avez le sentiment que c’est compliqué de l’accomplir. Pour éviter ce phénomène, attaquez vous à ces tâches dès qu’elles se présentent ou peu de temps après pour éviter qu’elles ne s’accumulent.

Vous pouvez appliquer cette règle des deux minutes pour n’importe quelle tâche isolée qui survient durant vos journées, de sortir les poubelles à trier les mails.

Démarrer une grosse activité

Ces grosses activités (qui ont besoin de beaucoup de temps pour être accomplies) sont souvent ambitieuses ou ambiguës et nous les évitons parce que nous ne savons pas quel bout les prendre. C’est, par exemple, le rapport d’histoire de 10 pages ou par la recherche de travail que nous devons commencer.

Vous ne pouvez pas escalader une montagne d’une seule enjambée, vous devez y aller progressivement, pas à pas. Heureusement, certaines de ces étapes ne sont pas si compliquées prises individuellement.

C’est ici que la règle des deux minutes intervient. Vous pouvez découper n’importe quelle activité importante ou projet d’envergure en une multitude de petites activités ce qui vous permet de commencer, maintenir une dynamique et accomplir une activité insurmontable deux minutes à la fois.

En découpant de gros projets, nous pouvons éviter la paralysie initiale que nous ressentons avant de commencer et simplement nous atteler à un petit morceau. La prochaine fois que vous ressentez cet appel à la procrastination, essayer d’identifier quelque chose que vous pourriez faire en deux minutes pour commencer.

Quand le projet semble trop gros, commencez par le plus simple, cela vous mettra le pied à l’étrier

Astuce : planifier à grande échelle, exécuter à petite échelle. Utiliser la notion de “sous-tâche” dans votre outil de suivi de tâches pour diviser les projets tentaculaires en tâches que vous pouvez gérer.

Les avantages de la règle des deux minutes

De la technique Pomodoro à la matrice d’Eisenhower, il y a une myriade de façon de faire les choses. Si c’est bien quelque chose pour lequel il n’y a pas de pénurie, c’est le nombre de méthodes et de techniques pour faire plus en moins de temps. Mais la règle des deux minutes est une “anti méthode” qui présente les mêmes nombreux avantages et de résultats productifs d’un système de productivité complet.

Pas de système, pas de problème

Avec cette règle des deux minutes, il n’y a pas de flux de travail complexe, de grille d’analyse ou de bannette dans laquelle stocker vos tâches. Au lieu de cela, c’est simple et abordable : faites les tâches rapides rapidement. Pour tout ceux qui sont épuisés par la multitude des processus et procédures, cette règle est simple à suivre et peut être mise en place tout de suite.

Elle prévient la procrastination avant qu’elle arrive

Elle permet d’éviter le piège de “je le ferai plus tard” avant même que cela n’arrive. Au lieu d’accumuler les tâches dans une liste et de chercher du temps dans un temps court ou lointain pour les réaliser, agissez maintenant.

Elle créé une dynamique par l’enchaînement de petites victoires

Souvent, ce n’est pas une tâche isolée qui nous hante, mais une multitude : payer la facture d’eau, envoyer une carte de souhait, nettoyer la table, relire un mail, etc. Lorsque vous appliquez la règle des deux minutes pour accomplir ne serait-ce qu’une tâche, souvent, cela vous génère un sentiment d’accomplissement qui vous aide à mieux enchaîner sur la prochaine tâche. Vous pouvez alors rapidement répondre à une boite de réception pleine d’emails ou passer de corvée en corvée pour ranger votre bureau. L’action engendre l’action et la règle des deux minutes peut être le catalyseur dont vous avez besoin pour réaliser une suite de petites tâches qui représente beaucoup plus !

Cela pousse à l’action

Suivre la règle des deux minutes aide à établir l’habitude de traiter les tâches directement au lieu de les laisser pourrir dans une liste à rallonge. La rapidité et l’efficacité dans l’exécution des tâches peuvent alors faire partie intégrante de votre personnalité et devenir ainsi une fierté. Naturellement, de temps à autre, vous aurez tendance à procrastiner. Néanmoins, ces périodes se réduiront petit à petit et s’espaceront au fur et à mesure de l’établissement d’une satisfaction à agir.

Flexibilité

Cette règle des deux minutes reste flexible quand vous en avez besoin. David Allen suggère que vous adaptiez le temps alloué selon vos besoins :

Les “deux minutes” sont une simple aide. Si vous avez des créneaux de temps plus importants pour traiter vos activités, vous pouvez étendre le seuil alloué à chaque élément à cinq voir dix minutes. Si vous devez traiter rapidement votre pile de tâches dans l’objectif d’optimiser au mieux votre temps, vous pouvez réduire alors ce temps à une minute ou même trente secondes, pour vous permettre de parcourir l’ensemble des éléments.


La règle des deux minutes en action

Rentrons maintenant dans le détail. Nous avons mis en évidence quelques exemples ci-dessus, mais que pouvez-vous exactement réaliser en deux minutes ou moins ? Voici quelques exemples de tâches courantes auxquelles vous pouvez appliquer cette règle.

Communiquer plus rapidement

Accélérez votre communication avec ces réponses faites en deux minutes :

  • répondre à un mail,
  • répondre à une sollicitation par messagerie professionnelle (Teams, Skype, etc.),
  • répondre à un texto,
  • valider une demande,
  • faire un retour à un interlocuteur.

Quelques astuces pour optimiser votre communication :

  • utilisez la reconnaissance vocale pour répondre à vos textos plus rapidement,
  • laissez un message vocal au lieu de programmer un rappel dans votre liste des choses à faire.

Astuce : mettez en place des “actions rapides” (ensemble d’actions automatisées) pour vos mails et messages. Par exemple, quand vous traitez vos mails, vous pouvez soit les archiver directement, les sauvegarder en tant que tâches et les archiver ou répondre immédiatement.

Se débarrasser des corvées

  • Laver la vaisselle que vous venez d’utiliser
  • Organiser votre bureau à la maison
  • Arroser les plantes
  • Nettoyer votre clavier et souris
  • Passer le balais

Se débarrasser du “désordre” numérique

  • Supprimer ou masque les applications encombrant votre écran d’accueil du téléphone
  • Organiser le bureau de votre ordinateur
  • Vider la corbeille
  • Nettoyer les spams
  • Se désabonner des mail encombrants

Santé et activités personnelles

  • Préparer les restes du repas pour le déjeuner du lendemain
  • Faire une pause détente physique
  • Toilettes personnelles : se couper ses ongles, etc.
  • Faire une pause méditation

Devenez votre propre assistant

  • Saisir une note de frais et faire les comptes
  • Prendre un rendez-vous personnel au téléphone ou en ligne
  • Trier et ranger vos mails entrants

Garder le contact et montrer que vous faites attention aux autres

  • Envoyer un petit message ou mail
  • Rendre service à quelqu’un
  • Dire quelque chose de gentil à une personne de votre entourage
  • Envoyer un message de remerciement à quelqu’un lorsque vous appréciez son travail

Petites parties de grosses activités

  • Ecrire la première phrase d’un rapport
  • Créer un tableau Pinterest pour planifier un évènement
  • Préparer ses vêtements pour l’exercice physique de la journée

Eviter le changement de contexte permanent avec la règle des deux minutes

Chaque technique et méthode de productivité à ses avantages et inconvénients. La règle des deux minutes ne fait pas exception et présente un risque particulier : le changement de contexte. Si nous ne sommes pas vigilants, nous pouvons nous retrouver à traiter des tâches rapides alors que nous devrions prioriser une longue session de travail intensif. David Allen reconnait lui-même ce piège potentiel :

Ceci dit, vous ne devez pas devenir un esclave en passant votre journée à faire des actions qui prennent moins de deux minutes. Cette règle doit être appliquée en priorité lorsque vous vous lancer dans une nouvelle activité. Par exemple, traiter votre bannette de tâche, interagir avec quelqu’un de votre bureau ou à la maison, ou simplement en croisant quelqu’un dans un couloir.

En résumé, la règle des deux minutes doit être utilisée à bon escient, au bon moment et au bon endroit. Consulter en permanence votre boite de réception pour répondre à un mail est une distraction lorsque vous devez vous préparer pour une futur présentation. Cependant, la règle des deux minutes peut être utilisée avec prudence pour éviter les changements de contexte.

Réserver du temps pour du travail intense de concentration

Dans les faits, tout ne peut pas être divisé en segments de deux minutes. Le travail compliqué et complexe requiert souvent de longues périodes de travail et une concentration intense. Ces périodes doivent être réservées dans votre calendrier en tant que plage de travail non négociable. Durant ces plages réservées, mettez de côté la règle des deux minutes. Au lieu de vous déconcentrer pour s’occuper d’une courte corvée, restez concentré et vous pourrez revenir aux tâches rapides plus tard.

Assurez vous que ce temps de concentration que vous réservez à une activité spécifique est délimité dans le temps. Avoir un jalon de fin est psychologiquement satisfaisant (nous tenons notre engagement envers nous-mêmes), nous évite les distractions et peut même être motivant. Jerry Seinfeld, le célèbre comédien et écrivain a confié dans un épisode du podcast de “The Tim Ferris Show” :

Vous devez avoir une heure de fin à votre session d’écriture. Si vous devez vous assoir à un bureau avec un problème à résoudre et ne rien faire d’autre, vous devez quand même avoir une récompense. Et cette récompense est que quand l’alarme sonne, vous avez terminé.

Réservé du temps spécifiquement pour des tâches de deux minutes

Nous pouvons réserver des périodes spécifiques lors desquelles nous pouvons utiliser la règle des deux minutes. Les meilleurs moments pour utiliser cette règle des deux minutes sont pendant les périodes de procrastinations contrôlées. Pendant ces périodes là, nous repoussons à plus tard une chose bien spécifique, mais nous nous concentrons sur des tâches de moindre importance afin de les purger et de se libérer l’esprit.

C’est alors un bon moment pour nous plonger dans notre boite de réception, relire des rapports, rappeler des contacts et faire une demande en ligne. Lorsque nous évitons une plus grosse tâche, ces tâches de deux minutes peuvent alors servir de bons prétextes, un sursis bienvenu.

Utilisez vos outils pour visualiser votre emploi du temps !

Alors que les systèmes complets comme “Getting Things Done” peuvent nous aider à faire plus sur la durée, la règle des deux minutes nous renvoi à l’action immédiate et nous aide à traiter complètement notre liste de choses à faire. Que cela soit de faire votre lit le matin et nettoyer la cuisine le soir, se concentrer sur des actions rapides vous aidera à transformer cette règle des deux minutes à une habitude des deux minutes.

Nombre d’entre nous faisons face à une tâche courte et choisissons de la reporter à plus tard ou de l’éviter indéfiniment. Malheureusement, cela devient rapidement une boucle infernale que nous reproduisons alors encore et encore, choisissant de repousser de plus en plus à plus tard au lieu de s’en occuper. Mais s’accrocher à cette règle des deux minutes peut amener à une nouvelle voie. Nous pouvons prendre le même déclencheur (une tâche de deux minutes), reconnaitre et accepter notre comportement habituel (ignorer cette tâche) et en choisir délibérément une autre : agir. Avec suffisamment de temps et de persistance, vous pouvez prendre l’habitude d’agir au lieu de fuir.


Cet article est une traduction adaptée d'un billet original du blog Doist. L'original est disponible ici.

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